Recomandări pentru elaborarea şi aplicarea unei proceduri de aprovizionare cu echipamente individuale de protecţie

Stabilirea unor proceduri de aprovizionare cu echipamente individuale care implică evaluarea ofertelor, selecţionarea modelului care răspunde cel puţin tuturor condiţiilor stabilite de organizaţie (şi documentate prin fişe tehnice/specificaţii de aprovizionare), controlul loturilor livrate şi evaluarea periodică a furnizorilor asigură evitarea subiectivismului şi a erorilor care ar putea interveni atunci când determinarea măsurii în care produsul ofertat este adecvat cerinţelor revine unor persoane fără competenţă în domeniu şi uşurează procesul ulterior de evaluare a satisfacţiei utilizatorilor/lucrătorilor şi de identificare a posibilităţilor de îmbunătăţire.

Pe de altă parte, existenţa unei proceduri de monitorizare şi control al produselor procurate şi al furnizorilor reprezintă cerinţe atât ale sistemului de management al calităţii, cât şi ale sistemului de management de sănătate şi securitate în muncă conform OHSAS 18001.  

Pentru a evita cheltuielile inutile, pe produse respinse de lucrători sau de un nivel calitativ inferior celui dorit sau divergenţele cu furnizorii, se recomandă aplicarea bunelor practici descrise în continuare.

1. Înaintaţi potenţialilor furnizori sau publicaţi cererea de ofertă însoţită de fişa tehnică/specificaţia de aprovizionare elaborată pentru produsul respectiv.

2. Solicitaţi potenţialilor furnizori să vă înainteze în vederea acceptării/contractării o documentaţie tehnică care să cuprindă descrierea performanţelor produsului şi a dovezilor pe care le-a obţinut privind conformitatea cu performanţele declarate (dacă aceste condiţii nu sunt incluse în  fişa tehnică/specificaţia de aprovizionare).

3. Solicitaţi potenţialilor furnizori să vă înainteze în vederea acceptării/contractării un exemplar din produs.

4. Verificaţi cu atenţie dacă exemplarul din produs este realizat conform  informaţiilor furnizate şi conform datelor existente în documente emise de organisme competente referitoare la modelul respectiv, prin  compararea exemplarelor fabricate cu  datele înscrise în documente (certificate, instrucţiuni).

5. Comparaţi datelor tehnice ale produselor existente pe piaţă cu datele din fişa tehnică/specificaţia de aprovizionare, pentru a selecta modelul care are performanţe cel puţin egale cu cele necesare şi care îndeplineşte condiţiile financiare  optime.

6. Întocmiţi un contract de vânzare-cumpărare, care să includă clauze privind inspecţiile pentru recepţia loturilor şi condiţiile de acceptare/respingere a loturilor, modul de instruire a muncitorilor, asigurarea verificărilor periodice.

7. Omologaţi un exemplar din modelul selecţionat (de exemplu prin ştampilare de către firma dvs. şi  de furnizor, de exemplu), pentru a servi ca element de comparaţie la recepţia loturilor ulterioare.

8. Verificaţi  fiecare lot livrat, cel puţin sub următoarele aspecte:

• existenţa instrucţiunilor de utilizare;
• existenţa marcajelor impuse şi în special a marcajului CE, în forma prevăzută de legislaţie corespunzătoare categoriei de produs.

9. Prelevaţi eşantioane din fiecare lot livrat şi verificaţi dacă produsele livrate sunt identice din punct de vedere constructiv cu modelul omologat.

10. În caz de dubiu, sau dacă contractul de vânzare-cumpărare prevede acest lucru, efectuaţi sau dispuneţi să se efectueze încercări specifice pe exemplare prelevate din lot.

11. Stabiliţi un sistem de evaluare a furnizorilor luând în consideraţie rezultatele inspecţiilor de recepţie a loturilor, precum şi alte elemente cum ar fi respectarea termenelor de livrare, evaluări la sediu, preţul. Întocmiţi o listă de furnizori acceptaţi, indicând şi grupa de produse pentru care sunt acceptaţi.

Activităţile enumerate anterior trebuie descrise într-o procedură.

Procedura trebuie să cuprindă:

• lista revizuirilor;
• domeniul de aplicare;
• refernţialele luate în consideraţie (legi, hotărâri de guvern, ghiduri, standarde);
• activităţile ce trebuie efectuate pe fiecare etapă a procesului de aprovizionare (selecţionare, contractare, verificare loturi furnizate, evaluare subcontractanţi), cu indicarea atribuţiilor şi responsabilităţilor fiecărei persoane implicate (pe funcţii), inclusiv a înregistrărilor pe care trebuie să le facă pentru a dovedi efectuarea activităţii;
• modele de înregistrări/formulare, modele de contract, fişe de evaluare a subcontractanţilor, registre).

Procedura şi modelele de înregistrări trebuie codificate, iar codul ar trebui să cuprindă  numărul ediţiei şi reviziei şi data intrării în vigoare.

Procedura trebuie să aibă semnăturile personelor responsabile pentru elaborare, verificare şi aprobare. Se recomandă ca atât procedura, cât şi modelele de înregistrări să aibă coduri care derivă de la aceeaşi bază.